Администрация и управление на офиса

Този курс дава основни и задълбочени практически техники, които ще ви позволят да превъзхождате на работното си място. В този курс ще научите многодисциплинарни най-добри практики, като например как да бъдете по-добър бизнес писател и майстор комуникатор.

Този курс се фокусира и върху значението на осигуряването на изключително вътрешно и външно обслужване на клиентите и въздействието от това.

Освен това ще имате пълна възможност да обсъдите ефекта от стреса на работното място и начините да превърнете стреса в предимство. Ще научите и как усвояването на ефективното използване на времето неизбежно ще повиши вашата производителност и ще намали нивото на стрес. Друга тема, в която ще се занимавате, е организирането и провеждането на ефективна и професионална среща. И накрая, ще научите подробно как можете да подобрите възможностите си за работа с телефона.

Цели

• Определете и разберете ролята на офис мениджъра и администратора
• Прилагане на устни и писмени комуникационни стратегии, необходими за ефективното изпълнение на отговорностите
• Разработване на отношение и обслужване, насочени към вътрешния и външния клиент
• Избройте основните причини за стреса и приложите необходимите техники за контрол
• Прилагайте необходимите техники за управление на времето за по-добра офис производителност
• Организирайте ефективно срещи
• Справяне с телефонните разговори правилно и професионално

Кой трябва да участва

Администратори, сътрудници, изпълнителни секретари, настоящи или бъдещи офис мениджъри, висши администратори и надзорници на служители на ниво младши.

модули

Ден 1

• Ролята на офис мениджъра и администратора
• Възприятие срещу реалността
• 3Ds на успешните администратори: драматично и очевидно различно
• Компетенциите, необходими за успеха
• Какво е необходимо да бъдеш "звезда" на работното място
• Определяне на ролята ви

Ден 2

• Ефективни устни и писмени комуникационни умения
• Подобряване на доверието и признаване
• Значението на позитивното отношение
• Да бъдем убедителни
• Продайте идеите си на шефа, колеги, подчинени и клиенти
• Подготовка на професионална презентация
• Какво представлява професионалното бизнес писане
• Стил и оформление
• Получаване на вашата цел с читателя
• Очакванията на читателите
• Правилно използване на телефона
• Професионално поведение на телефона
• Правила за добро слушане
• Стъпки при професионално управление на входящо повикване
• Справяне с трудни обаждащи се
• Идентифициране на често срещани проблеми с телефона и формулиране на решения

Ден 3

• Обслужване на вътрешния и външния клиент
• Разбиране на нуждите на вътрешните и външните клиенти
• Премахване на бариери за услуги
• Осигурява отлично обслужване
• Разрушаване на манталитета на силоза
• Обработка на жалби
• Управление на времето
• Идентифициране и премахване на загубите на време
• Определяне на цели и приоритети
• Използване на мерки за контрол и подобряване на ефективността ви
• Планиране и управление на времето за себе си и другите
• Подготовка на дневници и учене от тях

Ден 4

• Организиране на срещи
• Елементи на ефективна среща
• Подготовка на дневния ред
• Среща с общи губещи време
• Вземане на протоколи от заседания
• Отговорности на ръководителите на срещите и участниците Техники за управление на стреса
• Причини и симптоми
• Идентифициране на стресовите фактори
• Как стресът влияе на представянето
• Формулиране на цялостен план за управление на стреса